Social media in ufficio: regole, rischi e utilizzo consigliato per dipendenti

Gestire l’uso dei social network in azienda: problematiche e limiti

Il ruolo sempre più rilevante dei social network nella vita quotidiana ha portato a un aumento dei casi di controversie legali legate al loro utilizzo inappropriato, sollevando importanti questioni sulle dinamiche aziendali. Per affrontare questo tema, il gruppo intersettoriale direttori del personale – Human resources directors association (Gidp – hrda) ha organizzato un incontro dal titolo ‘Gestire l’uso dei social network dentro e fuori l’azienda: problematiche e limiti’. L’evento ha visto la partecipazione di Marina Verderajme, presidente nazionale Gidp/Hrda, e degli avvocati Alessandro Daverio e Pasquale Zumbo dello studio legale Daverio&Florio.

Alla ricerca di un equilibrio tra privacy e interessi aziendali

Poiché non esiste una normativa specifica in materia, si stanno sviluppando ipotesi di lavoro per regolamentare l’uso dei social network attraverso regolamenti aziendali. L’obiettivo è trovare un difficile equilibrio tra la privacy dei dipendenti, il loro diritto di esprimere liberamente il pensiero e la legittima tutela degli interessi aziendali.

Questo approccio mira a disciplinare diversi aspetti, come il divieto di utilizzare i social durante le ore lavorative o di creare confusione tra l’immagine dell’azienda e le opinioni personali dei dipendenti. Si cerca di stabilire una linea di demarcazione tra la libera espressione del pensiero dei singoli lavoratori e il diritto all’immagine dell’azienda. Inoltre, si cerca di definire le modalità di controllo degli strumenti di lavoro come tablet e cellulari, nonché di impedire l’installazione di social network su dispositivi aziendali.

Le conseguenze del mancato rispetto delle regole

“La mancata osservanza di una o più di queste regole, che ogni azienda può introdurre, può avere conseguenze diverse a seconda della gravità dell’inadempienza. Senza dubbio, l’interesse maggiormente tutelato è l’immagine e il prestigio aziendale”, afferma Alessandro Daverio, avvocato dello Studio Daverio&Florio.

Le sanzioni più severe, compreso il licenziamento, vengono applicate quando l’azienda percepisce o constata che il proprio nome è associato a comportamenti o affermazioni non in linea con i valori condivisi dalla comunità. Questo è particolarmente vero quando vi è un effettivo danno alla reputazione dell’azienda. Pasquale Zumbo, avvocato dello studio Daverio&Florio, aggiunge: “Le ipotesi più frequenti che possono dar luogo a provvedimenti disciplinari, compreso il licenziamento, sono la diffamazione ai danni dell’azienda o dei suoi rappresentanti tramite i social network, comportamenti extra-lavorativi che influiscono sul rapporto di lavoro e condotte gravemente negligenti come dedicare la maggior parte del tempo di lavoro all’utilizzo e alla frequentazione dei social network”.

Il decalogo per un corretto uso dei social in azienda

Durante il dibattito, è emerso che è fondamentale accompagnare le persone in azienda nella consapevolezza dei rischi e delle opportunità offerti dai social network. A tal fine, il Gidp ha elaborato il “Decalogo per un corretto uso dei social in azienda”, in collaborazione con lo studio Daverio&Florio. Questo decalogo rappresenta una sintesi operativa di esperienza, giurisprudenza e buone pratiche, sia per le aziende che per i dipendenti.

Alcuni punti chiave del decalogo includono:
– Documentarsi su eventuali indicazioni o codici etici che regolamentino l’uso dei social network a livello aziendale.

• Restare neutrali nelle comunicazioni che possono influenzare indirettamente l’immagine dell’azienda.

• Evitare la divulgazione di informazioni riservate o confidenziali.

• Distinguere chiaramente gli account personali da quelli professionali.

• Utilizzare i social network durante le ore di lavoro solo se strettamente necessario e per un tempo limitato e coerente con le mansioni svolte.

• Rappresentare fatti in modo obiettivo e rispettoso, evitando espressioni offensive.

• Evitare commistioni che possano confondere il pensiero personale con l’immagine dell’azienda.

• Utilizzare filtri per limitare l’accesso ai post a una cerchia ristretta di persone, tutelando così la riservatezza.

• Utilizzare i social network con la stessa attenzione che si adotterebbe nelle relazioni reali, evitando di lasciarsi prendere la mano dall’immediatezza dello strumento.

• Sviluppare una consapevolezza critica nell’uso dei social network attraverso la formazione e pratiche consapevoli.

In conclusione, è fondamentale che le aziende e i dipendenti si adattino a un mondo sempre più connesso, comprendendo i rischi e le opportunità offerti dai social network. La formazione e l’adozione di regole chiare possono contribuire a gestire in modo appropriato l’uso di questi strumenti all’interno delle aziende.